WINCOLUXE S.A.S. Palmira, Valle del Cauca Política de Tratamiento de Datos Personales WIN-POL-DP-01 Vr.1 (2026-04-06)   CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN / PRESENTACIÓN 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4. GLOSARIO 5. RESPONSABLES 6. PRINCIPIOS RECTORES 7. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS 7.1 Datos sensibles 7.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes 8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES 8.1 Usuarios / Clientes 8.2 Aliados, proveedores y contratistas 9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES 10. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO 10.1 Derechos de los titulares 10.2 Casos en que no es necesaria la autorización 11. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO 11.1 Deberes del responsable del Tratamiento 11.2 Deberes de los Encargados del Tratamiento 12. ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS 13. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 13.1 Procedimiento para atender consultas 13.2 Procedimiento de reclamos 14. REGLAS PARA LA MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA 15. COOKIES 16. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA 16.1 Videovigilancia 17. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS 18. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS 19. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA 20. RESUMEN DE CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR 1. INTRODUCCIÓN / PRESENTACIÓN Como dueño (a) de su información personal, usted se entiende para todos los efectos de la presente política como el Titular de los Datos Personales. Sus datos personales como sus nombres, apellidos, datos de contacto, preferencias de viaje, información financiera y demás datos que usted suministre son necesarios para que WINCOLUXE S.A.S. pueda brindarle servicios de experiencias de viaje de lujo, atención personalizada y beneficios exclusivos. Por esa razón, le informamos que los datos personales que usted nos suministre o que la Empresa recolecte en el desarrollo de su objeto social serán tratados según lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. En este documento usted encontrará las reglas y el procedimiento interno diseñado por la Empresa para garantizar y proteger su derecho constitucional a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales almacenados en las bases de datos de WINCOLUXE S.A.S., así como garantizarle su derecho a revocar la autorización de tratamiento para que la Empresa no utilice más sus datos personales. La presente política está basada en los lineamientos establecidos en el Marco general de Protección de Datos Personales de Colombia: Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015), entre otros. 2. OBJETIVO Establecer las reglas y lineamientos adoptados por WINCOLUXE S.A.S. para garantizar el derecho de todas las personas naturales a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales almacenados en las bases de datos de la Empresa, así como suprimirlos en los casos en que sea procedente y revocar la autorización de tratamiento. La política de tratamiento de datos personales tiene como propósito informar sobre los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 de todas las personas naturales con las que de alguna forma la Empresa tiene algún vínculo, así como informarles de las finalidades y el destino que WINCOLUXE S.A.S. dará a su información personal dentro del marco legítimo de su objeto social. La información descrita en la presente política les permitirá a todas las personas naturales conocer de qué forma y en qué canales de atención de la Empresa pueden ejercer sus derechos como titulares de su información personal. 3. ALCANCE Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el Principio de Responsabilidad Demostrada. Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la información personal tratada por WINCOLUXE S.A.S. 4. GLOSARIO En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones y normatividad vigente, se aplicarán de manera armónica e integral las siguientes definiciones: ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. WINCOLUXE S.A.S. no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas. ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área dentro de WINCOLUXE S.A.S. que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por una persona encargada de Protección de Datos Personales designado por WINCOLUXE S.A.S. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos. CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, WINCOLUXE S.A.S. deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información. CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales solo serán tratados por aquel personal de WINCOLUXE S.A.S. o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por WINCOLUXE S.A.S. para tratarlos. CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma. Se debe proteger la confidencialidad de aquellos datos que no tengan la naturaleza de públicos. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales. DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. WINCOLUXE S.A.S. actúa como responsable del Tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decide directamente en cumplimiento de las funciones propias reconocidas en su objeto social. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice WINCOLUXE S.A.S. o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 5. RESPONSABLES El Oficial de Protección de Datos Personales es el responsable de tramitar las consultas y los reclamos de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, Medios para el ejercicio de los derechos. El rol del Oficial de Protección de Datos Personales de WINCOLUXE S.A.S. quedará formalmente designado mediante acto interno de la Empresa, quien gestionará, dirigirá y supervisará el trabajo del equipo encargado de tramitar y proyectar las respuestas de cada una de las peticiones de los titulares, de conformidad con los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012. 6. PRINCIPIOS RECTORES a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. El Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 7. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS 7.1. DATOS SENSIBLES Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan su intimidad como Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación hacia usted, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES En los casos en que WINCOLUXE S.A.S. requiera tratar datos sensibles para la prestación de servicios especializados tales como datos de salud relevantes para determinados destinos de viaje o datos biométricos para control de acceso a eventos exclusivos, solicitará una autorización diferenciada, expresa e independiente del consentimiento general de tratamiento. Esta autorización especial precisará: la naturaleza sensible del dato, la finalidad específica del tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta. Ningún campo que solicite datos sensibles será obligatorio, por lo que usted siempre podrá continuar con el servicio sin necesidad de brindar esta información. 7.2 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros: • Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES WINCOLUXE S.A.S. realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello. Así mismo, y en ejecución del objeto social de WINCOLUXE S.A.S., los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación: 8.1. USUARIOS / CLIENTES 1. Gestionar los servicios de experiencias de viaje de lujo, reservas y logística contratados. 2. Diseñar y personalizar experiencias de viaje conforme al perfil e intereses del cliente. 3. Remitir las respuestas de las consultas, solicitudes y peticiones formuladas. 4. Enviar comunicaciones de carácter contractual: confirmaciones de reserva, itinerarios y notificaciones de cambio de servicio. 5. Enviar información comercial y promocional — esta finalidad es opcional e independiente del servicio principal. El titular puede revocar esta autorización en cualquier momento sin que ello afecte la prestación del servicio contratado. 6. Gestionar programas de fidelización y beneficios exclusivos para clientes. 7. Atención al cliente y gestión posventa. 8. Evaluar la calidad de los servicios prestados. 9. Actualizar bases de datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero la información para validación, depuración y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales. 10. Elaborar estudios, estadísticas y análisis de tendencias relacionados con los servicios que presta la Empresa. 11. Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida prestación del servicio al cliente. 12. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contables y comerciales. 13. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, en todo caso de acuerdo con la Ley. 8.2. ALIADOS, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 1. Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con estos. 2. Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley. 3. Gestionar la cadena presupuestal de la Empresa: pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones, y relaciones de pagos. 4. Gestión de información personal de contacto útil para generar medidas de seguridad de la información y proteger los recursos informáticos y digitales de la Empresa. 5. Gestionar el proceso contable de la Empresa. 6. Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales. 7. Expedir las certificaciones contractuales y tributarias solicitadas por los contratistas o por los entes de control. 8. Mantener un archivo digital con la información correspondiente a cada contrato. 9. Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, en todo caso de acuerdo con la Ley. 9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES WINCOLUXE S.A.S. podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las obligaciones legales aplicables. Las categorías de destinatarios incluyen: hoteles y establecimientos de alojamiento, aerolíneas y operadores de transporte, operadores turísticos, y plataformas tecnológicas que soportan la operación de la Empresa. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. En todo caso, cuando WINCOLUXE S.A.S. transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará: 1. Alcances del tratamiento. 2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales. 3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables, dentro del citado contrato deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: 1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. 3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. Para las transferencias internacionales, WINCOLUXE S.A.S. verificará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección, o en su defecto adoptará los mecanismos contractuales previstos en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. La transferencia internacional que no cuente con alguna de estas garantías requerirá autorización expresa del Titular. 10. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS 10.1. DERECHOS DE LOS TITULARES En el Tratamiento de Datos Personales por parte de WINCOLUXE S.A.S. se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: 1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a WINCOLUXE S.A.S. o los Encargados del Tratamiento de datos. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley. 3. Ser informado por la Empresa o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista obligación legal o contractual de conservar el dato personal. 6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La revocatoria y/o supresión será procedente salvo que exista obligación legal o contractual de conservar el dato personal. Cuando la supresión sea procedente, WINCOLUXE S.A.S. la realizará de forma que la eliminación no permita la recuperación de la información. 10.2. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 1. Información requerida por una entidad pública o por orden judicial en ejercicio de sus funciones legales. 2. Datos de naturaleza pública. 3. Casos de urgencia médica o sanitaria. 4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes. 11. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO 11.1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO WINCOLUXE S.A.S. como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad: 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados. 7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 8. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. 9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. 11. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos. 12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos. 13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 11.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Los Encargados del Tratamiento contratados por WINCOLUXE S.A.S. deberán cumplir los siguientes deberes: 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012. 4. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política. 6. Registrar en las bases de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley. 7. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente. 8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado. 9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 10. Informar a WINCOLUXE S.A.S. y a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad. 11. Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular. 12. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS El Area de Servicio al Cliente es el responsable de tramitar las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, Medios para el ejercicio de los derechos. Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de WINCOLUXE S.A.S. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, deberán ser dirigidas a: Area de Protección al Cliente: WINCOLUXE S.A.S. Dirección: Carrera 45 # 26-32, Santa Bárbara, Palmira, Valle del Cauca. Teléfonos: 318 261 7328 / 310 465 4555 Correo electrónico institucional: Wincoluxe@gmail.com Canal digital: www.wincoluxe.com/privacidad 13. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES WINCOLUXE S.A.S., como responsable del Tratamiento de los Datos Personales, establece este procedimiento para la atención y respuesta a las consultas y reclamos que presenten los titulares de la información, bajo las reglas específicas que son de orden legal. Las consultas o reclamos pueden ser realizadas por: 1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Empresa. 2. Por los causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Por estipulación a favor de otro o para otro. 5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 13.1. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER CONSULTAS Cuando la naturaleza de la petición implica simplemente la consulta de información personal en nuestras bases de datos, la petición se entiende como una Consulta, de conformidad con las reglas del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Las consultas dirigidas a WINCOLUXE S.A.S. deberán contener como mínimo la siguiente información: 1. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes. 2. La información que se pretende consultar. 3. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes. 4. Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del titular. 5. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por WINCOLUXE S.A.S. Plazos de respuesta a consultas: Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Prórroga del plazo de respuesta: En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Desistimiento de la Consulta: Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, si el titular de la información no contesta la solicitud de identificación personal y/o extensión de información con la información solicitada, la consulta deberá ser archivada. 13.2. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS Cuando la naturaleza de la petición implica cambios, actualizaciones, modificaciones, correcciones, supresión de los datos personales, así como la revocatoria de la autorización de tratamiento de datos personales, la petición se entiende como un Reclamo, de conformidad con las reglas del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Los Reclamos dirigidos a WINCOLUXE S.A.S. deberán contener como mínimo la siguiente información: 1. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes. 2. Lo que se pretende actualizar, corregir, suprimir, revocar. 3. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes. 4. Copia legible del documento de identificación que permita la validación de la identidad del titular. 5. Haber sido presentada por los medios habilitados por WINCOLUXE S.A.S. Plazo de respuesta para los reclamos: Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Prórroga del plazo de respuesta: En caso de imposibilidad de atender el reclamo dentro de dicho término, se informará antes del vencimiento de los quince (15) días los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Desistimiento del Reclamo: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Procedimiento de supresión de datos personales: En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales del titular, WINCOLUXE S.A.S. deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. Sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la Empresa, por lo que la supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo con la solicitud del titular. 14. REGLAS PARA LA MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA WINCOLUXE S.A.S. podrá modificar la presente política cuando sea necesario para adecuarla a cambios normativos, operacionales o del objeto social. Para cambios no sustanciales como actualización de datos de contacto, corrección de errores de redacción o incorporación de elementos formales faltantes bastará con publicar la política actualizada en la plataforma digital y registrar la nueva versión. Para cambios sustanciales entendidos como aquellos que amplíen las finalidades del Tratamiento, incorporen nuevas categorías de datos o modifiquen los destinatarios de la información WINCOLUXE S.A.S. deberá: (i) Notificar al Titular con al menos treinta (30) días de antelación a la entrada en vigencia del cambio a través del canal digital; y (ii) Obtener nueva autorización expresa del Titular respecto de los aspectos modificados, conforme al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. El uso continuado de la plataforma no constituirá en ningún caso aceptación tácita de cambios que afecten materialmente los derechos del Titular. Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos, los cambios se comunicarán a través de los canales de atención físicos habilitados por la Empresa. 15. COOKIES En WINCOLUXE S.A.S., como es práctica habitual en la mayoría de los sitios web, utilizamos distintos tipos de cookies para mejorar tu experiencia con nuestro contenido y servicios digitales. Estas cookies se dividen en las siguientes categorías: Cookies esenciales: Son necesarias para el funcionamiento básico del sitio web y nuestras aplicaciones. No pueden ser desactivadas, ya que garantizan que el sitio web y las aplicaciones sean seguros y funcionen correctamente. Cookies funcionales: Hacen que su interacción con nuestra web sea más eficiente y personalizada. Por ejemplo, al recordar sus preferencias o la región en la que se encuentra. Cookies de rendimiento: Utilizamos estas cookies para recopilar datos agregados sobre el uso de nuestro sitio web y aplicaciones. Esto nos ayuda a mejorar continuamente nuestros servicios. Cookies de marketing: Se utilizan para mostrar contenido relevante para usted, basado en sus intereses y comportamiento de navegación. Estas cookies requieren autorización expresa y pueden ser desactivadas en cualquier momento sin que ello afecte el acceso al servicio principal. Al ingresar a nuestra plataforma, el usuario podrá aceptar, configurar o rechazar el uso de cookies a través del panel de gestión habilitado para tal efecto. Para el detalle completo, consúltese la Política de Uso de Cookies (WIN-POL-CK-04) disponible en la Plataforma. 16. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA 16.1. VIDEOVIGILANCIA WINCOLUXE S.A.S. podrá contar con cámaras de video vigilancia en sus instalaciones físicas con la finalidad de dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia expedida por la SIC como autoridad de control. Normalmente, las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de noventa (90) días. No obstante, en caso de que las imágenes de video vigilancia sean objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, estas se conservarán hasta el momento en que se resuelva la controversia. 17. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección, aplicando los siguientes criterios: Categoría del dato Plazo de conservación Fundamento normativo Clientes activos Vigencia de la relación contractual Art. 4 lit. b) Ley 1581/2012 Clientes inactivos 5 años desde la última transacción Art. 2536 C. Civil Marketing / fidelización Hasta revocación de la autorización Art. 9 Ley 1581 / Art. 9 Dec. 1377 Contabilidad y tributos 10 años conforme normas fiscales Estatuto Tributario Proveedores y contratistas 5 años desde vencimiento del contrato Art. 2536 C. Civil Imágenes videovigilancia Máximo 90 días, salvo proceso judicial Guía SIC videovigilancia Vencidos los plazos anteriores, WINCOLUXE S.A.S. procederá a la eliminación segura e irreversible de los datos, salvo que exista obligación legal de conservarlos por mayor tiempo. 18. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales se comunicará de forma oportuna a través de la plataforma digital www.wincoluxe.com Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de los canales de atención físicos de la Empresa. Esta política tendrá una versión resumida, puesta en conocimiento de los usuarios en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes. _________________________________ Representante Legal WINCOLUXE S.A.S. Palmira, Valle del Cauca 2026